Verplichte vermeldingen op uw website: is uw vereniging in orde?

Een website bevat doorgaans heel wat informatie over de werking en activiteiten van een vzw. Toch wordt één onderdeel regelmatig over het hoofd gezien: de wettelijke identificatiegegevens van de vereniging. Vooral het ondernemingsnummer en de vermelding van het rechtspersonenregister (RPR) ontbreken nog opvallend vaak. Nochtans legt het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) hierover duidelijke verplichtingen op. Daarnaast kunnen ook de regels van het Wetboek van economisch recht (WER) spelen. Dat is zeker het geval wanneer een vzw via haar website goederen of diensten aanbiedt of verkoopt.

1. Welke gegevens moeten op de website van een vzw staan?

Artikel 2:20 WVV bepaalt dat alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken die uitgaan van een rechtspersoon een aantal gegevens moeten vermelden.

Voor een vzw gaat het om:

- de naam van de vzw;

- de rechtsvorm, voluit of afgekort: “vereniging zonder winstoogmerk” of “vzw”;

- de nauwkeurige aanduiding van de zetel;

- het ondernemingsnummer;

- de vermelding “rechtspersonenregister” of “RPR”, gevolgd door de rechtbank van de zetel van de vzw;

- in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de vzw;

- wanneer de vzw in vereffening is, de vermelding dat zij “in vereffening” is.

Het WVV vermeldt de website dus uitdrukkelijk. Toch stellen we vast dat bij heel wat vzw’s niet alle verplichte gegevens terug te vinden zijn. Vooral het ondernemingsnummer en de RPR-vermelding blijken gemakkelijk vergeten te worden.

Het is ook aangewezen om deze informatie gemakkelijk vindbaar te maken, bijvoorbeeld op de contactpagina, of in een vaste footer.

2. Link met aansprakelijkheid

De verplichte vermeldingen zijn meer dan een administratieve formaliteit. Artikel 2:22 WVV bepaalt dat wie namens een rechtspersoon meewerkt aan een akte of website die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 2:20 WVV, naargelang de omstandigheden aansprakelijk kan worden gesteld voor de verbintenissen die de rechtspersoon daarin heeft aangegaan.

Dat betekent niet dat een bestuurder automatisch persoonlijk aansprakelijk wordt zodra bijvoorbeeld het ondernemingsnummer of de RPR-vermelding ontbreekt. De wet spreekt uitdrukkelijk over aansprakelijkheid “naargelang de omstandigheden”. Het komt dus neer op een feitenkwestie. De bepaling onderstreept wel het belang van een correcte identificatie. Een derde moet ondubbelzinnig kunnen nagaan met welke rechtspersoon hij te maken heeft. 

3. Ook andere documenten

De verplichting geldt niet alleen voor de website. Artikel 2:20 WVV heeft een ruim toepassingsgebied en vermeldt onder meer ook brieven, facturen, orders en andere stukken die van de rechtspersoon uitgaan, zowel op papier als elektronisch. Het is daarom nuttig om tegelijk ook het briefpapier, de facturen, standaardbrieven en andere externe documenten van de vereniging te controleren.

Een vaste voettekst met de juridische identificatiegegevens kan daarbij veel problemen voorkomen.

4. Verkoop van goederen of diensten via de website?

Sommige vzw’s gebruiken hun website niet alleen om informatie te verstrekken, maar verkopen er ook goederen of diensten. Denk bijvoorbeeld aan boeken, publicaties, merchandising, opleidingen, tickets of andere betalende activiteiten. In dat geval kunnen naast het WVV ook regels uit het Wetboek van economisch recht (WER) van toepassing zijn.

Dat is niet automatisch voor iedere vzw het geval. Voor de toepassing van bepaalde regels over marktpraktijken en consumentenbescherming wordt onder meer gekeken naar de activiteit die de organisatie uitoefent. 

Een vzw kan voor de toepassing van het economisch recht als onderneming worden beschouwd wanneer zij op duurzame wijze deelneemt aan het economisch verkeer. We denken bijvoorbeeld aan:

- een vzw die permanent via haar website boeken of publicaties verkoopt;

- een opleidings-vzw die regelmatig tegen betaling cursussen of studiedagen organiseert;

- een culturele vzw die doorlopend tickets voor voorstellingen verkoopt;

- een vereniging die een webshop met merchandising uitbaat.

Een eenmalige verkoop of loutere verenigingsactiviteit maakt een vzw nog geen onderneming in de zin van het WER.

5. Welke bijkomende regels kunnen spelen?

We gaan in dit artikel niet uitgebreid in op de e-commerceregels. Het is wel belangrijk om te weten dat een vzw die duurzaam online verkoopt, bijkomende verplichtingen kan hebben.

Afhankelijk van de concrete situatie kan het onder meer gaan om:

- duidelijke informatie over het aangeboden product of de dienst;

- correcte en volledige prijsinformatie;

- informatie over betaling en levering;

- duidelijke informatie tijdens het bestelproces;

- bij verkoop aan consumenten: regels over onder meer het herroepingsrecht en de wettelijke garantie;

- een verplichte bevestiging van de online bestelling.

Voor bepaalde producten en diensten gelden uitzonderingen of bijzondere regels. Zo beschikt een consument bij een online aankoop in principe over een herroepingsrecht van 14 kalenderdagen, maar daarop bestaan wettelijke uitzonderingen. Voor online gekochte tickets van culturele vzw’s voor een voorstelling, concert of andere activiteit die op een vooraf bepaalde datum plaatsvindt, geldt het wettelijke herroepingsrecht bijvoorbeeld niet. De consument moet hierover wel vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk worden geïnformeerd.  

6. Waar kunt u terecht met vragen over online verkoop?

Voor algemene informatie kan uw vzw terecht bij de FOD Economie, die uitgebreide guidelines, maar ook een demonstratiewebsite www.infoshopping.be ter beschikking stelt. Wie zijn webshop concreet wil laten begeleiden, kan terecht bij gespecialiseerde e-commerce-organisaties of dienstverleners.

7. Conclusie 

Beschikt u over een website, controleer deze dan even. Controleer minstens of volgende gegevens aanwezig zijn: naam vzw – rechtsvorm – zetel – ondernemingsnummer – RPR + bevoegde rechtbank – e-mailadres.

Vooral het ondernemingsnummer en de RPR-vermelding verdienen extra aandacht. Onze ervaring leert dat net deze gegevens nog regelmatig ontbreken.

Verkoopt uw vzw daarnaast structureel goederen of diensten via de website? Hou er dan rekening mee dat er bijkomende regels uit het economisch recht kunnen gelden en laat het online verkoopproces zo nodig afzonderlijk controleren. 

Bronnen: 

- Wetboek van vennootschappen en verenigingen, art. 2:20 en 2:22.

- Wetboek van economisch recht, in het bijzonder Boek I, Boek VI en Boek XII.

- FOD Economie, Informatieverplichting bij e-commerce: guidelines bestemd voor ondernemingen.