Deadlines!

Jaarlijks herinneren wij u aan enkele belangrijke nakende deadlines. Voor veel vzw’s is juni een belangrijke maand. Vzw’s waarvan het boekjaar gelijkloopt met een kalenderjaar, moeten ten laatste op 30/6 de jaarlijkse algemene vergadering houden. Aansluitend moet de jaarrekening neergelegd worden. 

Jaarlijkse Algemene Vergadering: Deze moet gehouden worden binnen zes maanden na het afsluiten van het boekjaar. Als het boekjaar afsluit op 31 december, moet ten laatste op dinsdag 30 juni de jaarlijkse algemene vergadering gehouden worden. 

De algemene vergadering wordt in principe via een fysieke bijeenkomst georganiseerd. Wettelijk is het echter tevens mogelijk om deze schriftelijk te laten doorgaan, of om een virtuele algemene vergadering op afstand te houden. Hou er rekening mee dat de uitnodigingen voor de algemene vergadering wettelijk gezien 15 dagen op voorhand moeten verstuurd worden (tenzij de statuten een langere termijn bepalen). Bij een schriftelijke algemene vergadering moeten de formaliteiten van oproeping niet vervuld worden. Voor meer info over de verschillende wijzen van vergaderen verwijzen we naar VZW-Review nr. 205, blz. 6-7. 

De jaarlijkse algemene vergadering in 2026 telt in principe drie agendapunten: 1. goedkeuren jaarrekening boekjaar 2025, 2. kwijting bestuurders over boekjaar 2025, 3. goedkeuring begroting van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop deze jaarrekening betrekking heeft (2026).

Dit belet niet dat op deze algemene vergadering andere punten aan bod kunnen komen, zoals het goedkeuren van nieuwe statuten. Bij een schriftelijke algemene vergadering kunnen echter geen statutenwijzigingen op de agenda staan. 

Aangifte Rechtspersonenbelasting: De uiterste indieningsdatum ligt wettelijk vast op 30 september van het aanslagjaar. Hij geldt voor alle gevallen waarin het belastbaar tijdperk van de betrokken vzw eindigt in de periode vanaf 31 december van het jaar voorafgaand aan het betrokken aanslagjaar tot en met de laatste dag van februari van het betrokken aanslagjaar.

Voor vzw’s met een boekjaar dat afsluit op 31 december van het jaar X of uiterlijk de laatste dag van februari van het jaar X+1, ligt de aangiftedeadline voortaan steeds op 30 september van het jaar X+1. 

De afgelopen jaren werd de uiterste indieningsdatum steeds met enkele weken verlengd. Dit is (normaal gezien) niet langer het geval, de deadline ligt op 30 september 2026!   

Voor vzw’s waarvan het boekjaar niet afsluit op het einde van het kalenderjaar of in de eerste twee maanden van het aanslagjaar, wijzigt er niets. Voor hen moet de indiening gebeuren uiterlijk op de laatste dag van de zevende maand volgend op het afsluiten van het boekjaar.

Let op! De aangifte kan enkel elektronisch gebeuren, via BIZTAX (zie: www.biztax.be) en (in principe) niet meer op papier! 

Neerleggen jaarrekening: De jaarrekening van uw vzw, die ter goedkeuring aan de algemene vergadering werd voorgelegd, moet binnen de dertig dagen na goedkeuring neergelegd worden. 

Een vzw waarvan het boekjaar samenvalt met een kalenderjaar, moet ten laatste op 30 juni de jaarlijkse algemene vergadering houden en moet in dat geval de jaarrekening neerleggen uiterlijk op 30 juli. 

Vzw’s die wettelijk gezien een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren (ook al voeren zij een dubbele boekhouding), moeten de jaarrekening neerleggen ter griffie van de ondernemingsrechtbank. 

Vzw’s die wettelijk gezien een dubbele boekhouding moeten voeren, moeten neerleggen op de Nationale Bank van België. 

Vzw’s mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, indien zij niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

1° jaargemiddelde van maximum 5 werknemers;

2° in totaal 391.000 euro aan andere dan niet-recurrente ontvangsten, exclusief btw;

3° in totaal 1.562.000 euro aan bezittingen;

4° in totaal 1.562.000 euro aan schulden.

Vzw’s moeten een dubbele boekhouding voeren, indien zij meer dan één van de bovenvermelde criteria overschrijden.

De neerlegging van de jaarrekening is belangrijk! De rechtbank kan op verzoek van een lid, van een belanghebbende derde of van het openbaar ministerie de ontbinding uitspreken van een vereniging die niet heeft voldaan aan de verplichting om een jaarrekening neer te leggen. Recent nog werden een aantal (actieve) vzw’s op die manier gerechtelijk ontbonden! 

Jaarlijkse bevestiging inzake UBO: Elke vzw is verplicht om de ‘uiteindelijke begunstigden’ (= de personen die beslissingsrecht hebben over de middelen van de vzw) te registreren in het UBO-register. Dit is een elektronische toepassing van de Federale Overheidsdienst Financiën. Wij herinneren u er aan dat u deze begunstigden elk jaar moet bevestigen, ook al is er niets gewijzigd. De datum van de bevestiging is uiterlijk 12 maanden na de vorige registratie/bevestiging. Verlies deze datum dus niet uit het oog! We geven nog even mee dat uiteraard ook elke wijziging van een begunstigde moet geregistreerd worden in het register (binnen de dertig dagen). 

Wie niet voldoet aan deze verplichtingen, kan door de FOD Financiën gesanctioneerd worden met een boete en loopt het risico om als vzw administratief geschrapt te worden! Een administratief geschrapte vzw kan niet langer de economische activiteiten van de vzw verder uitoefenen, met eventuele sancties tot gevolg, zoals een geldboete. Bovendien worden alle rechtsvorderingen van de vzw onontvankelijk. Tot slot kan dit leiden tot problemen met belangrijke derden, zoals banken (geblokkeerde bankrekeningen).