Kan een vrijwilliger een kilometervergoeding krijgen voor verplaatsingen met de eigen wagen of fiets?

Vrijwilligers kunnen een kilometervergoeding krijgen voor verplaatsingen met de eigen wagen van de vrijwilliger, waarbij uw vzw per afgelegde kilometer een wettelijk vastgelegd maximum kan betalen. In dat geval moet u kiezen voor een vergoeding per kwartaal of per jaar. 

Vzw’s kunnen een kilometervergoeding betalen aan vrijwilligers voor verplaatsingen met de eigen wagen. Per afgelegde kilometer kan een wettelijk maximumforfait worden toegekend. 

Enkel de werkelijk gemaakte kilometers mogen terug betaald worden. De vrijwilliger moet de gemaakte kilometers (en dus kosten) kunnen staven aan de hand van bewijsstukken. Deze bewijsstukken moeten in de boekhouding van de vereniging worden bewaard. 

In het geval van een kilometervergoeding moet een kilometerstaat bijgehouden worden, waarin alle afgelegde kilometers in opdracht van de vzw worden bijgehouden. Het is niet voldoende om bijvoorbeeld enkel tankbonnetjes bij te houden en in te dienen. Een sjabloon van een kilometerstaat vindt u bij de downloads op onze site!  

De vrijwilliger wordt niet belast op deze kilometervergoeding, ongeacht het bedrag. In principe moeten er ook geen fiscale fiches opgemaakt worden. 

Met oog op de terugbetaling van de afgelegde kilometers moet u per vrijwilliger kiezen voor een kwartaal- of jaarbedrag!

Jaarbedrag: het maximumbedrag van het jaarbedrag is geldig van 1 juli tot en met 30 juni. Voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026 bedraagt het maximum 0,4449 euro per kilometer. 

Kwartaalbedrag: er kan ook een kwartaalvergoeding betaald worden, waarbij het maximum bedrag van de kilometervergoeding telkens vastgelegd is per kwartaal: 

- Voor de periode van 1 januari 2026 tot en met 31 maart 2026 bedraagt het maximum 0,4326 euro per kilometer.

- Voor de periode van 1 april 2026 tot en met 30 juni 2026 bedraagt het maximum 0,4327 euro per kilometer. 

Als vzw kan u per vrijwilliger slechts één periodieke vergoeding kiezen: ofwel per jaar, ofwel per kwartaal. 

Ook een fietsvergoeding is mogelijk:  sinds 1 januari 2026 bedraagt het maximum 0,37 euro/kilometer. 

Meer info over deze keuze en over de verschillende systemen van terugbetaling vindt u in het ledengedeelte.