Neerlegging van de boekhouding op de griffie van de Rechtbank van Koophandel

Wij vernemen dat een aantal griffies van de Rechtbank van Koophandel de vzw's meedeelt dat zij in 2006 hun jaarrekeningen moeten neerleggen op de griffie.  
 
Indien uw vzw werd opgericht voor 1 januari 2004 en uw boekjaar loopt gelijk met een kalenderjaar dan moet u uw jaarrekening pas neerleggen vanaf het boekjaar 2007. Hieronder vindt u het antwoord van de Minister op een parlementaire vraag die wij lieten stellen. De laatste paragraaf in het antwoord van de Minister neemt alle twijfels weg.  
 
Mocht u evenwel ook met dergelijke beweringen geconfronteerd worden, dan kan u het hieronder vemelde document gebruiken. Het is evident dat deze parlementaire vraag ook in ons eerstvolgend tijdschrift (maart-april 2006) zal gepubliceerd worden ten behoeve van onze leden die niet over een e-mail adres beschikken.  
 
Met vriendelijke groeten,  
Anouk Vandenbroucke  
Juriste VSDC vzw  
 
 
vzw's. - Boekhouding en neerlegging.  
 
 
Vr. en Antw. Kamer, Bull. 51-0103, 19 december 2005, Vraag nr. 743 van mevrouw Trees Pieters van 14 juli 2005 (N.) aan de vice-eerste minister en minister van Justitie (DO 2004200504800) op initiatief VSDC vzw:  
 
Artikel 17 van de VZW-Wet van 27 juni 1921 (gewijzigd bij de Wet van 2 mei 2002) schijnt in de praktijk voor onduidelijkheid te zorgen. Niet alleen bij veel vzw's, maar ook bij boekhouders, accountants en revisoren ontstaat er evenwel een tegengestelde interpretatie over dit artikel. Ik verwijs naar de §§ 1 tot 6 van artikel 17.  
 
Volgende problematieken rijzen nu, gezien de bepalingen op boekhoudkundig vlak voor alle vzw's ingaan per 1 januari 2006.  
 
1. In uitvoering van artikel 17, § 2, mogen de «kleine verenigingen» (dus deze welke niet voldoen aan de voorwaarden gesteld in § 3) hun boekhouding voeren volgens de modellen bepaald in het koninklijk besluit van 26 juni 2003, zijnde het Model A (dagboek van ontvangsten en uitgaven) en moeten zij het model B en C (zijnde respectievelijk de «Staat van ontvangsten en uitgaven» en de «Inventaris van activa, schulden en rechten») neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel. Evenwel is bepaald dat deze verenigingen, indien zij dat wensen toch hun boekhouding mogen voeren volgens het systeem van «volledige boekhouding». Probleem hierbij is dat nergens duidelijk is of deze verenigingen:  
 
a) Toch het model B en C moeten neerleggen of zij een balans moeten neerleggen zoals die gemaakt wordt door hun boekhoudkundig programma waarmee zij werken, of zij, indien zij een boekhouding voeren in het systeem van «volledige» of ««jaarrekening» moeten gebruiken, gezien zij vrijwillig toepassing maken van § 3, dat aan de vzw's die hieronder vallen wel het gebruik van een geijkt formulier oplegt?  
 
b) In bepaalde kringen wordt zelf gesteld dat indien een vereniging zijn boekhouding voert in het systeem van volledige boekhouding, de vereniging toch een neerlegging zal doen met de formulieren B en C. Kan dit?  
 
2. In artikel 17, § 6, wordt gesteld dat de jaarrekening van de verenigingen bedoeld in § 3 (dus de «grote» en «zeer grote vzw's») door de bestuurders moet worden neergelegd bij na Nationale Bank en niet op de griffie van de rechtbank van koophandel. Artikel 17, § 4, stelt dan evenwel op zijn beurt dat de §§ 2 en 3 niet van toepassing zijn voor de verenigingen die gezien hun opdracht of een wettelijke regeling onderworpen zijn aan een boekhoudplan dat minstens gelijkwaardig is aan de «boekhoudwet». Gezien de meeste grotere vzw's erkend en gesubsidieerd zijn door één of andere bevoegde overheid, is de kans bijgevolg groot dat nagenoeg al deze vzw's geen openbaarmaking zullen moeten doen. De grote massa kleine vzw's die geen gelijkwaardige boekhouding vertonen of niet door één of andere overheid zijn erkend en meestal niet beschikken over een gelijkwaardige boekhouding, worden dus verplicht wel een publicatie te doen waar de «grote of zeer grote vzw's» hun cijfers geheim kunnen houden. Kan het zijn dat de wetgever bedoeld heeft dat indien de verenigingen vanuit hun hoofdopdracht of vanuit één of andere wettelijke regeling een boekhouding moeten voeren volgens de wettelijke regeling zij hun boekhouding moeten voeren zoals bepaald door de subsidiërende overheid, maar zij toch hun jaarrekening moeten neerleggen hetzij op de griffie van de rechtbank van koophandel, hetzij op de Nationale Bank van België, al naargelang de grootte van de vzw?  
 
3. Naar aanleiding van deze problematieken kan bijgevolg ook de vraag gesteld worden of de «nieuwe VZW-Wet» werkelijk zoveel meer transparantie biedt dan de vorige wetgeving?  
 
4. Wanneer denkt u dat het model van jaarrekening (zoals nu reeds gepubliceerd op de website van de Nationale Bank van Belgë) operationeel zal zijn voor de vzw's, inclusief de «verplichte controles»?  
 
 
Antwoord van de vice-eerste minister en minister van Justitie van 16 december 2005, op de vraag nr. 743 van mevrouw Trees Pieters van 14 juli 2005 (N.):  
 
De inhoud van de eerste vraag stemt overeen met die van vraag nr. 741 die u tevens hebt gesteld, zodat bijgevolg een zelfde antwoord kan worden gegeven. Met betrekking tot de tweede vraag is in artikel 17, § 4, van de wet van 27 juni 1921 gesteld dat de boekhoudkundige verplichtingen inzake het voeren van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekening waarin voortaan is voorzien voor de kleine vzw's (koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale stichtingen en verenigingen zonder winstoogmerk) en voor de grote en zeer grote vzw's (koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen) niet van toepassing zijn op verenigingen die wegens de aard van hun hoofdactiviteit onderworpen zijn aan bijzondere, uit een wetgeving of een overheidsreglementering voortvloeiende regels betreffende het houden van hun boekhouding en betreffende hun jaarrekening, voor zover zij minstens gelijkwaardig zijn aan die bepaald op grond van deze wet. Dezelfde bepaling bestaat voor de ivzw's en de stichtingen. Zoals in het aan het koninklijk besluit van 19 december 2003 voorafgaande verslag aan de Koning is vermeld, is het «bijgevolg de taak van de bestuursorganen van deze verenigingen en stichtingen om, aan de hand van de aanwijzingen geformuleerd door de Commissie voor Boekhoudkundige Normen, op hun verantwoordelijkheid en onder het toezicht van de optredende commissaris na te gaan of de bijzondere boekhoudkundige verplichtingen waaraan zij onderworpen zijn, ten minste gelijkwaardig zijn aan die welke krachtens de wet van toepassing zouden zijn. Over het algemeen vloeit deze gelijkwaardigheid niet voort uit het loutere gegeven dat de vereniging of de stichting voor het verkrijgen van subsidies verplicht wordt boekhoudkundige inlichtingen te verschaffen aan de subsidiërende overheid». Er moet worden onderstreept dat zodra het bestuursorgaan de boekhoudkundige regels die van toepassing zijn op de vereniging of stichting gelijkwaardig heeft geacht aan die welke krachtens de wet op de vereniging of stichting van toepassing zouden zijn, de vereniging of stichting op grond van de omvang ervan weliswaar niet onderworpen is aan de regels met betrekking tot het voeren van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekening waarin is voorzien in de besluiten van 26 juni en 19 december 2003 respectievelijk genomen ter uitvoering van artikel 17, § 2, en van artikel 17, § 3, van de wet van 27 juni 1921, maar daarentegen de in de artikelen 17, § 5, en 17, § 6, van de wet bedoelde verplichtingen inzake controle en openbaarmaking van de jaarrekeningen van vzw's in acht moet nemen.  
 
Een grote vzw bijvoorbeeld waarvan de raad van bestuur de boekhoudkundige regels die op de vereniging van toepassing zijn gelijkwaardig heeft geacht aan die welke krachtens de we (koninklijk besluit van 19 december 2003) op de vereniging van toepassing zouden zijn, moet bijgevolg haar jaarrekening bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België neerleggen, naar het voorbeeld van iedere grote of zeer grote vzw.  
 
Zij legt aldaar uiteraard de rekeningen neer die overeenkomstig de als gelijkwaardig beschouwde regels zijn opgemaakt. Op de website van de Balanscentrale is overigens uitdrukkelijk het volgende vermeld: «Ook de grote en zeer grote vzw's en stichtingen dienen voortaan een jaarrekening bij de Nationale Bank neer te leggen. Zij dienen daarvoor de gestandaardiseerde schema's voor vzw's en stichtingen te gebruiken of, in voorkomend geval, het specifiek schema dat zij gebruiken in het kader van de wetgeving waaraan zij onderworpen zijn. »  
 
3. Uit wat voorafgaat blijkt dat, conform de wil van de wetgever, de toepassing van de nieuwe boekhoudkundige bepalingen (boekhouding, opmaken van jaarrekeningen, controle en openbaarmaking) zal bijdragen tot meer transparantie, waarbij rekening wordt gehouden met de bijzondere kenmerken van bepaalde sectoren.  
 
4. De standaardschema's en de rekenkundige en logische controles die de Balanscentrale van de Nationale Bank van België heeft ontwikkeld en die ruim zijn verspreid (Belgisch Staatsblad van 5 september 2005, blz. 38794) worden pas in 2007 op een algemene wijze ten uitvoer gelegd. De vóór 2004 opgerichte grote en zeer grote vzw's moeten hun jaarrekening immers pas vanaf het boekjaar dat op of na 1 januari 2006 begint overeenkomstig de nieuwe bepalingen opstellen. Die rekeningen worden pas in 2007 opgesteld en openbaar gemaakt.