Lauwestraat 166 - 8560 Wevelgem | Tel: 056 410368 | Fax: 056 415774 | Mail: info@vsdc.be | Routeplan

VZW en boekhouding

Art. 17 van de Wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002, regelt de te voeren boekhouding voor vzw's.
In principe zijn er drie groepen vzw's te onderscheiden: kleine, grote en héél grote vzw's.

1. kleine vzw's
Kleine vzw's zijn vzw's die niet voldoen aan de voorwaarden om beschouwd te worden als grote vzw, zoals hieronder bij punt 2 bepaald.

Kleine vzw's moeten een vereenvoudigde boekhouding voeren, overeenkomstig een door de Koning vastgesteld model. (zie hieronder)

Deze eenvoudige boekhouding is een liquiditeitsboekhouding. Hiermee wordt een systeem van "ontvangsten en uitgaven" bedoeld dat wordt bijgehouden in twee dagboeken. De ontvangsten en uitgaven worden geboekt op het ogenblik dat de gelden op het bankuittreksel zijn vermeld of als zij contant zijn ontvangen en/of uitgegeven. Mutaties in contant geld of op de rekeningen worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek volgens het model van bijlage A. Dit originele dagboek dient gedurende 10 jaar te worden bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. Er dient eveneens door elke vereniging een staat van de ontvangsten en de uitgaven te worden bijgehouden. Deze staat dient overeenkomstig het minimaal schema in bijlage B te worden opgemaakt. Jaarlijks dient ook een inventaris te worden opgemaakt van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook van de vereniging. Tenslotte dient in de toelichting volgende informatie vermeld te worden (model van bijlage C):

   1. samenvatting van de waarderingsregels;
   2. aanpassing van de waarderingsregels;
   3. bijkomende inlichtingen;
   4. genormaliseerd schema van de staat van het vermogen;
   5. belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven.

Bijlage B en C moeten neergelegd worden ter griffie van de Rechtbank van Koophandel.
Heel belangrijk bij het voeren van de boekhouding van uw vzw is dat alle boekingen de nodige bewijskracht hebben en gedekt zijn door een voldoende bewijskrachtig document.
Hieronder vindt u de modellen voor het voeren van de eenvoudige boekhouding zoals deze zijn vastgelegd bij KB.

2. grote vzw's

Als grote vzw's worden beschouwd die vzw's die aan twee van volgende drie criteria voldoen:

• het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 5 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten;
• in totaal 250.000 Euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde;
• een balanstotaal van 1.000.000 Euro.

Dergelijke vzw's zullen een dubbele boekhouding moeten voeren, naar analogie met ondernemingen. Uiteraard zijn de bepalingen uit de boekhoudwet van 17 juli 1975 aangepast aan het bijzondere statuut van de vzw.
De jaarrekening van deze vzw's moet binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

3. héél grote vzw's

Als héél grote vzw's worden beschouwd de vzw's die gemiddeld over het jaar een equivalent van 100 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister hebben of vzw's die aan twee van volgende drie criteria voldoen:

• het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 50 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het voormelde koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978;
• in totaal 6.250.000 Euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde;
• een balanstotaal van 3.125.000 Euro.

Dergelijke vzw's moeten niet alleen een dubbele boekhouding voeren. Zij moeten ook één of meerdere commissarissen benoemen die belast worden met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld. De aangestelde commissaris moet lid zijn van het Instituut van bedrijfsrevisoren.

De jaarrekening van deze vzw's moet binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan door de Algemene Vergadering worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

De begroting
Naast het goedkeuren van de rekeningen moet de vzw ook jaarlijks de begroting laten goedkeuren. De begroting is het beleidsdocument dat door de Algemene Vergadering aan de Raad van Bestuur wordt gegeven om binnen dit financieel kader het beleid uit te voeren.

Bij het opmaken van een begroting wordt in veel gevallen niet stil gestaan. Toch is dit een ernstige vergissing.
De vereniging heeft er alle belang bij om dit document met de grootste zorg op te stellen en op geregelde tijdstippen te evalueren. Het beste is om eerst en vooral de kostenzijde aan te pakken. Op basis van de "historische gegevens" uit de boekhouding van de voorbije jaren en van de ervaringen uit het verleden wordt nadien de opbrengstzijde becijferd. In veel gevallen betekenen de opbrengsten voornamelijk de lidgelden, de sponsoring, de subsidies en het jaarlijks ledenfeest.

Eénmaal de cijfers van kosten en opbrengsten gekend zijn, moeten deze nu verfijnd, aangepast en herberekend worden. Meestal komt het in de praktijk voor dat bij het opstellen van de begroting de kostenzijde aanvankelijk veel hoger is dan de geraamde opbrengsten, omdat de vereniging in werkelijkheid zoveel "wensen" heeft voor de leden. Ofwel moet nu gesnoeid worden in de kosten, ofwel moet men bijkomstige activiteiten voorzien.
Het is uiteraard aangewezen de begroting in die mate op te stellen dat zij een bonus vertoont. In bepaalde gevallen kan het echter voorkomen dat een begroting deficitair is voor een bepaald jaar. Men doet er dan best aan om aan de Algemene Vergadering ook een omstandige uitleg te verschaffen over het waarom van dit negatief saldo.

HOE KUNNEN WIJ U HIERBIJ HELPEN?
Deze diensten worden aangeboden door de vzw VSDC-fb (BIBF-nummer : 70029653) .

• WIJ VERWERKEN UW BOEKHOUDING (niet in het lidgeld inbegrepen)
  Als VSDC-lid kunnen wij de boekhouding van uw vereniging verwerken. Hiertoe zitten wij aanvankelijk rond de tafel om een kritische analyse te maken van uw activiteiten en hoe u dit boekhoudkundig verwerkt wil zien teneinde een volwaardige rapportering te maken aan uw Raad van Bestuur en uw Algemene Vergadering. Op uw verzoek verwerken wij uw boekhouding ofwel in het systeem van de enkelvoudige boekhouding ofwel in het systeem van de volledige boekhouding, rekening houdend met de wettelijke verplichtingen terzake.
• U VERWERKT UW BOEKHOUDING DOCH WENST BEGELEIDING (niet in het lidgeld inbegrepen)
  Wij geven u alle adviezen over hoe u uw boekhouding moet opstarten; waar u fiscaal moet op letten, enz… U kan ons hieromtrent opzoeken in onze burelen, maar u kan ook contact nemen via telefoon, fax, e-mail of per brief. Wees gerust: wij garanderen u een complete begeleiding.
• U WILT CONTROLE OP UW BOEKHOUDING (niet in het lidgeld inbegrepen)
  U verwerkt uw boekhouding zelf en u wilt een controle op uw boekhouding. Hiertoe is nodig dat wij samen onderzoeken wat u van deze controle verwacht. Aan de hand van dit gesprek bespreken wij samen de planning en het tijdsbestek waarbinnen deze controle en de hieruit voortvloeiende verslaggeving gebeurt.

Voor meer informatie kunt u terecht bij de mensen van onze boekhoudkundige dienst.