Wijziging VZW-wet: Afschaffing neerlegging ledenregister in Belgisch Staatsblad

Zoals u reeds kon lezen in een vorige nieuwsflash (nummer 96) en op onze website werd in de Kamer beslist om de neerlegging van het ledenregister af te schaffen. Enkele maanden later is de publicatie een feit.  
 
De Wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (B.S. 19 mei 2009) bevat een drietal administratieve vereenvoudigingen voor VZW's.  

We nemen deze één voor één onder de loep:  
 
1) De neerlegging van een kopie van het ledenregister in het dossier op de griffie van de rechtbank van koophandel wordt afgeschaft. Dit betekent dat bij wijzigingen in de samenstelling van de algemene vergadering, het bijgewerkt ledenregister niet langer moet neergelegd of opgestuurd worden naar de griffie.  
 
VSDC vzw wenst te benadrukken dat het ledenregister wel nog steeds moet worden bijgehouden op de zetel van de vereniging! Enkel de neerlegging wordt afgeschaft!  
 
Wij herhalen wat verplicht was en nog steeds verplicht is: "Op de zetel van de vereniging wordt door de raad van bestuur een register van leden gehouden. Dit register vermeldt de naam, voornamen en woonplaats van de leden of, ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel.  
Bovendien moeten alle beslissingen betreffende de toetreding, uittreding of uitsluiting van leden door toedoen van de raad van bestuur in dat register worden ingeschreven binnen acht dagen nadat hij van de beslissing in kennis is gesteld".  
 
Bovendien legt de Wet houdende diverse bepalingen een bijkomende plicht op voor de verenigingen: "De verenigingen moeten, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten".  
 
Het blijft dus in het kader van een zorgvuldig bestuur van het grootste belang dat het ledenregister ten allen tijde up to date blijft! Het zou verkeerd zijn nu minder aandacht te gaan besteden aan de opmaak en aanpassingen van het ledenregister!  
 
2) Ingeval van benoeming of ambtsbeëindiging van de raad van bestuur, het dagelijks bestuur, de personen gemachtigd de vereniging te vertegenwoordigen en de commissarissen, dient u deze gewijzigde situatie neer te leggen en te laten publiceren.  
 
Ingeval het een rechtspersoon betreft, diende u volgende gegevens mee te delen: hun naam, hun rechtsvorm, hun zeteladres en hun BTW-identificatienummer.  
 
In plaats van het BTW-nummer moet nu het ondernemingsnummer worden meegedeeld. Inderdaad, niet elke VZW heeft een BTW-nummer, maar wel heeft elke VZW een ondernemingsnummer.  
 
3) Een laatste wijziging betreft de oproeping tot de algemene vergadering. De wet bepaalde dat de oproepingsbrief diende vergezeld te worden van de agenda. De term oproepingsbrief wordt nu gewijzigd door ‘oproeping' zonder meer, met als reden dat hierdoor nu tevens andere communicatiemiddelen dan een brief mogelijk zijn.  
 
Naar onze mening voegt dit weinig toe aan de huidige praktijk. Om dit gebrek op te vangen adviseerde VSDC vzw al langer om statutair alle mogelijke communicatiemiddelen te voorzien (voornamelijk e-mail), zodat niet steeds een gewone brief moest gebruikt worden.  
 
Strikt gezien maakt deze wijziging nu ook een mondelinge oproeping mogelijk. Dit is evenwel ten zeerste af te raden. Het bewijs van de oproeping is dan immers erg moeilijk te leveren.  
 
In de Franse versie van de wet bestond dit probleem niet, nu is dit tevens opgelost in de Nederlandstalige versie.  
 
Deze bepalingen treden tien dagen na publicatie in werking (29/05/2009).  
 
Noot VSDC vzw: onze website www.vsdc.be is nog niet aangepast aan deze nieuwe bepalingen. Uiteraard doen we er alles aan om dit zo snel mogelijk te doen.  
 
VSDC vzw  
Lauwestraat 166  
8560 Wevelgem