Staatssecretariaat Administratieve Vereenvoudiging buigt zich over VZW-problemen en vraagt opmerkingen aan VSDC vzw

Op 19 oktober 2006 kregen wij de vraag van het Staatssecretariaat in hoeverre de Griffies van de Rechtbanken van Koophandel reageerden op de omzendbrief die Minister van Justitie op 2 mei 2005 had gestuurd inzake de behandeling van de VZW's.  
 
Wij hebben de Staatssecretaris op 24 oktober volgend antwoord gestuurd :  
 
 
In antwoord op uw mail, kan ik u het volgende meedelen:  
 
 
De behandeling door sommige griffie's is licht verbeterd, maar toch worden nog heel veel onterechte opmerkingen gegeven. We hebben de indruk dat vele medewerkers op de griffie het bestaan en/of de inhoud van de betreffende omzendbrief niet kennen of niet willen kennen. Het gebeurt heel vaak dat onze medewerkers een copie van de omzendbrief naar de griffie moeten sturen om de juistheid van de opgemaakte stukken te bevestigen.  
 
Veel voorkomende opmerkingen de laatste tijd zijn de volgende :  
 
 
- griffie controleert en geeft opmerkingen bij de inhoud van de aktes en weigert bepaalde aktes omdat die volgens hun inhoudelijk niet juist zijn. Meestal zijn de betreffende opmerkingen onterecht en bovendien is bepaald in de omzendbrief dat op deze basis geen aktes mogen geweigerd worden;  
 
- griffie's weigeren de stukken omdat op luik B niet vermeld is' .... tegelijk hierbij neergelegd ....', terwijl duidelijk bepaald is in de richtlijnen dat 'de bekendmaking van de vermelding van de neerlegging van de akte of het stuk' niet vereist is.;  
 
- in de richtlijnen is bepaald dat de griffie een ontvangstmelding van alle neergelegde akten en documenten bezorgt aan de VZW's. Volgens de griffie's kan dit enkel indien de VZW ' een aan zichzelf geadresseerde EN gefrankeerde envelop' meestuurt;  
 
- veel griffie's eisen dat de stukken door twee personen getekend worden; in de richtlijnen is duidelijk melding van één of meer personen;  
 
- sommige griffie's weigeren de neerlegging omdat het volledige verslag van de vergadering niet is bijgevoegd, terwijl duidelijk vermeld is in de omzendbrief dat de griffie geen copie mag eisen van de volledige notulen van de algemene vergadering;  
 
- een veel voorkomende klacht van de VZW's is dat men verschillende keren moet teruggaan naar de griffie, m.a.w. men geeft slechts één opmerking per keer, zelfs als het dossier wordt opgestuurd en de opmerkingen schriftelijk worden gegeven. VZW's denken dat het met de aanpassing van die ene opmerking opgelost is, maar krijgen later nog één of meerder bijkomende opmerkingen;  
 
- de publikatiekosten wijzigen ieder jaar. Indien de stukken nog worden ingediend vóór het einde van het jaar, betalen de VZW's nog de oude (niet-geïndexeerde) publikatiekosten. De griffie's weigeren de dossiers die tijdig werden ingediend, maar die ze pas in het volgende kalenderjaar kunnen behandelen omwille van het feit dat de publikatiekosten ondertussen gewijzigd zijn. Nochtans hebben we vernomen van het Belgisch Staatsblad, dat zij hier soepel mee omgaan tijdens de overgangsperiode rond de jaarwisseling.  
 
Conclusie :  
 
De nodige soepelheid en uniformiteit die de Minister vroeg aan de griffie's bij het toepassen van de richtlijnen is absoluut ver te zoeken. Er wordt nog steeds vastgesteld dat de griffie's de VZW-materie niet beheersen en nog altijd vasthouden en vergelijken met de toepassingen voor vennootschappen. Door de griffie's wordt totaal geen begrip getoond voor de vele vrijwillers in VZW's die na dagtaak nog de hele papiermolen van hun VZW in orde moeten brengen.  
 
 
Op 25 oktober 2006 ontvingen wij van het Staatssecretariaat volgende mededeling :  
 
Geachte mevrouw Demeyere,  
 
hartelijk dank voor de toelichting. Wij blijven een en ander zeker met belangstelling opvolgen. De voorbije jaren is reeds meermaals gebleken dat het helaas heel moeilijk is om bepaalde zaken te veranderen (denken we bijvoorbeeld maar aan de werking van de griffies), maar we blijven desalniettemin stap voor stap verderwerken en de procedures vereenvoudigen en uniformiseren waar dat kan, vanzelfsprekend in samenwerking met de diverse betrokken actoren - waaronder uw organisatie.  
 
Met vriendelijke groeten,  
 
Cedric Van Assche  
Kabinet van/Cabinet de Vincent Van Quickenborne  
Staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging  
Secrétaire d'État à la Simplification Administrative