Griffies Rechtbanken van Koophandel - VSDC stuurt schrijven aan de Minister

Mevrouw de Minister,  
 
 
BETREFT: TOEPASSING WET 2 MEI 2002 VZW'S  
 
 
1. INTERPRETATIES DOOR DE GRIFFIES VAN DE RECHTBANKEN VAN KOOPHANDEL  
 
De wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 op de vzw's, is sinds 1 juli 2003 grotendeels van toepassing. vzw's moeten zich o.a. niet meer richten tot de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg maar wel tot de griffies van de rechtbanken van koophandel.  
 
Door de talrijke reacties van onze leden (Het VSDC telt momenteel ongeveer een 6.300 aangesloten vzw's) meenden wij dat het evenwel noodzakelijk was u te informeren over het feit dat de diverse griffies op de rechtbank van koophandel hun eigen interpretaties geven omtrent de in rubriek aangehaalde wet. De ambtenaren van de griffie geven ook toe dat ze, door het ontbreken van concrete informatie en duidelijke instructies, de Wet op de handelsvennootschappen toepassen, zoals zij dit eerder gewoon waren.  
 
Waarschijnlijk is de oorzaak te zoeken in het feit dat de ambtenaren op de griffies van de rechtbanken van koophandel gedurende lange jaren vertrouwd zijn geweest met dossiers van handelsvennootschappen en zij deze gewoontes naar analogie toepassen op de vzw's. Deze gewoontes druisen echter regelrecht in tegen de vzw-wetgeving.  
 
Jammer is wel te moeten vaststellen dat heel wat mensen uit die vzw's op die manier verplicht worden zaken te doen die helemaal niet in de vzw-wet zijn opgenomen en daarvoor ook tot, in bepaalde gevallen, 4 à 5 keer terug moeten naar de griffie. Dit is o.i. een totaal gebrek aan menselijk respect vanwege sommige ambtenaren.  
 
Men mag immers het volgende niet uit het oog verliezen:  
- 80% van de vzw's situeren zich in de sectoren van vrijetijdsbesteding, cultuur, sport, enz.;  
- ongeveer 80% van de vzw's zijn bijgevolg ook "kleine" vzw's;  
- de mensen die zich in de beleidsorganen van deze vzw's situeren zijn mensen die zich na dagtaak ook inzetten om aan hun medemensen één of andere vorm van zinvolle vrijetijdsbesteding te bezorgen;  
- deze mensen nemen bijgevolg ook van hun "persoonlijk" verlof op om zich ten dienste te stellen van de vzw's. Mensen die tot 4 à 5 keer moeten terugkeren kunnen op die manier, naast hun belangenloze inzet, ook meerdere dagen van hun verlof opofferen.  
 
Bovendien geeft men aan de beleidsverantwoordelijken ook niet alle opmerkingen ineens en geeft men de eerste keer dat de vzw zich aanbiedt, één opmerking. Bij hun terugkeer, na de gekregen opmerking verbeterd te hebben, krijgt de vzw dan een volgende opmerking, enz.  
 
Dan spreken we nog niet hoe ze door bepaalde ambtenaren worden afgesnauwd en in de onwetendheid worden gelaten. Deze mensen verdienen meer respect dan ze tot nog toe gekregen hebben.  
Wij denken dan ook dat het aangewezen is om met uw diensten een evaluatie te maken van de stand van zaken en samen, vanuit onze praktijkervaring, te bekijken hoe we dit probleem praktisch kunnen oplossen, in het belang van de vzw's en hun vrijwilligers.  
 
Wij zijn dan ook zo vrij u volgende voorbeelden mee te geven (dit is slechts een greep uit de vele reacties die wij tot op heden ontvingen:  
 

· De rechtbank van koophandel te Leuven stuurt een gestandaardiseerde brief aan de vzw's met de vermelding dat de neerlegging o.a. moet voldoen aan volgende punten:  

 
...(fragment uit brief):  
 
2° de maatschappelijke zetel (of alleszins het adres waar het dagelijks bestuur wordt waargenomen) moet vermeld worden. (Noot VSDC: De wet stelt duidelijk dat de maatschappelijke zetel moet vermeld worden in de statuten en niet de plaats waar het dagelijks bestuur is gevestigd. Bovendien moet zelfs het gerechtelijk arrondissement worden vermeld waar de maatschappelijke zetel is gevestigd.)  
 
3° De datum en het identificatienummer van oprichting der statuten (publicatie in het Belgisch Staatsblad). (Noot VSDC: Dit is helemaal niet voorzien in de Wet (Art. 26 novies). Nieuw opgerichte vzw's hebben bovendien geen identificatienummer meer en voor de vroeger opgerichte kan de databank van het Belgisch Staatsblad eenvoudig geconsulteerd worden.)  
 
4° De volledige identiteit der leden (leden van beheer en werkende leden in alfabetische volgorde) met vermelding van naam, voornaam, adres, nationaliteit. (Noot VSDC: Leden van beheer werd in de nieuwe wet vervangen door bestuur en de term "werkende leden" komt evenmin voor. De wet spreekt van "effectieve leden". In dit 4° is het duidelijk dat het gaat om het ledenregister, waarvan een kopie dient neergelegd te worden op de bedoelde griffie. Wij stellen ons de vraag hoe het ledenregister, dat op de vzw wordt bewaard en dat geregeld moet worden aangevuld alfabetisch kan zijn indien er zich wijzingen voordoen in het bestand van de effectieve leden. Art. 10 van de nieuwe vzw-wet verplicht niet langer een alfabetische rangschikking en evenmin dient de nationaliteit nog vermeld te worden.)  
 
...(einde fragment)  
 

· Een bepaalde griffie eist van de vzw dat bij de indiening van de documenten inzake de ontbinding ook het verslag van de algemene vergadering die tot de vrijwillige ontbinding heeft besloten, moet worden bijgevoegd alsmede een gehandtekende aanwezigheidslijst door de aanwezige leden. Dit is niet in de Wet voorzien.  

· Een ander frappant voorbeeld van verkeerde interpretatie is dat de griffie te Turnhout aan de vzw meedeelde dat alle leden, zowel effectieve als toegetreden leden (m.a.w. diegenen die deelnemen aan de activiteiten van de vzw) in het ledenregister dienden ingeschreven te worden. In casu ging het hier om een vzw die sport en dans geeft aan meer dan 4.000 kinderen tussen de 6 en 15 jaar. Dit is volledig in tegenstrijd met de Wet. Art. 2ter van de nieuwe vzw-wet voorziet uitdrukkelijk in een categorie van toegetreden leden waarop de wet niet van toepassing is en waarvoor ook geen ledenregister dient te worden neergelegd.  

· Andere griffies eisen van de vzw dat zij op de documenten ook het griffienummer vermelden van de rechtbank van eerste aanleg (waar de ledenlijst vroeger werd bijgehouden). Indien men dit nr. niet vermeldt, worden de stukken aan de vzw terugbezorgd. Dit is evenmin in de wet voorzien.  

· Nog andere griffies eisen dat bij het indienen van het dossier een gefrankeerde omslag met het adres van de vzw wordt bijgevoegd teneinde, indien nodig, de documenten te kunnen terugsturen. Wij menen dat het hier wel gaat over een openbaar bestuur dat mag worden geacht toch enige service te bieden aan de burger.  

· Ook is het geval bekend van een vzw aan wie door de griffie werd meegedeeld dat er op de documenten die nodig waren om een vzw op te richten fiscale zegels dienden gekleefd te worden.  

 
 
Dit is slechts, Mevrouw de Minister, een handgreep uit de vele situaties waarmee de vzw's geconfronteerd worden.  
 
 
2. FORMULIEREN I EN II VOOR DE PUBLICATIES IN HET BELGISCH STAATSBLAD  
 
Tenslotte zouden wij uw speciale aandacht willen vragen voor de samenstelling van de formulieren I en II ten behoeve van de publicatie in het Belgisch Staatsblad. Wij zijn ervan overtuigd dat, om praktische redenen, en in het belang van de duidelijkheid voor iedereen deze formulieren lichtjes zouden moeten worden aangepast, waardoor zowel voor de ambtenaren op de griffies als voor de verantwoordelijken binnen de vzw's alles een stuk duidelijker zou worden: zo heeft bv. formulier 2 enkel een luik A en C en niet een luik B.  
 
 
3. BETALINGEN OP DE GRIFFIES VAN DE RECHTBANKEN VAN KOOPHANDEL - BTW  
 
Voor de betalingen van de publicaties moeten de vzw's een cheque of een postassignatie opsturen. In het bedrag dat zij betalen zit ook 21% BTW inbegrepen.  
Van deze betaling wordt echter geen factuur afgeleverd door de griffie of door het Ministerie van Justitie. Voor vzw's die een BTW-nr. hebben, is bijgevolg deze BTW niet recupereerbaar gezien de vzw niet over een geldige factuur beschikt. Hoe kan dat probleem opgelost worden?  
 
 
4. ONDERNEMINGSNUMMER VAN OPGERICHTE VZW'S TUSSEN 15 EN 30 JUNI 2003  
 
Voor deze vzw's zijn de ondernemingsnummers nergens te vinden: noch bij het Belgisch Staatsblad, noch bij het Rijksregister noch bij de Kruispuntbank.  
 
Mogen wij u dan ook uitdrukkelijk verzoeken om hier in deze materie, die zo belangrijk is voor de mensen die het sociale weefsel in België vertegenwoordigen en er hun ook daadwerkelijk, en meestal onbezoldigd, voor inzetten een evenwichtige en respectvolle oplossing te bieden.  
 
Van onze kant zijn wij steeds bereid vanuit onze dagelijkse praktijk met mensen van uw kabinet hierover te onderhandelen in zowel het belang van de administratieve overheden als van de vzw's en mee te helpen aan een goede oplossing.  
 
 
Met voorname hoogachting.  
 
 
Roland Van Hecke, Directeur  
Isabel Demeyere, Adjunct-directeur