Lauwestraat 166 - 8560 Wevelgem | Tel: 056 410368 | Fax: 056 415774 | Mail: info@vsdc.be | Route

Factuurverplichtingen inzake facturatie


VERPLICHTINGEN FACTURATIE 
 
Voor de BTW-regeling is de facturering van groot belang. De BTW kan namelijk pas gerecupereerd worden, indien men in het bezit is van een correct opgestelde factuur. De factuur is voor de BTW-administratie een belangrijk controlemiddel. Juist daarom worden er bij niet-naleving van de opgelegde formaliteiten meer en meer boetes opgelegd. 
 
Om problemen bij eventuele latere belastingscontroles te vermijden, lijkt het ons dan ook aangewezen om u te wijzen op de verplichtingen die de BTW-administratie omtrent de facturatie oplegt. Het is hierbij van belang te weten in welke gevallen u een factuur moet opmaken. Zoals u zult merken is de hoedanigheid van de afnemer hierbij van groot belang. De BTW-administratie legt ook op wanneer en binnen welke termijn de factuur moet uitgereikt worden. Het is dus verkeerd om de factuur pas na betaling van het volledig bedrag af te leveren aan uw klant.  
 
A. Verplichting tot het uitreiken van een factuur 
 
De BTW-plichtige, behalve hij die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het WBTW, is gehouden een factuur uit te reiken: 

  • wanneer hij een levering van goederen of een dienst heeft verricht; 
  • wanneer, vóór de levering van een goed of vóór de voltooiing van een dienst, de btw opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling; 
  • dit is het geval indien de prijs vroeger betaald wordt of bij een vroegere contractuele vervaldag; 
  • wanneer, voor een intracommunautaire levering van goederen of een ermee gelijkgestelde handeling, de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen. 
     
Het is belangrijk te weten dat een gemengde belastingplichtige verplicht is om een factuur uit te reiken voor alle handelingen die hij verricht, met inbegrip dus van de vrijgestelde handelingen. 
 
Hierop bestaat er wel een uitzondering voor wat betreft de handelingen van onroerende verhuur die vrijgesteld zijn van BTW. Hier moeten wel twee voorwaarden voldaan zijn: 
  • deze handelingen mogen niet gedaan worden door een persoon die uitsluitend of hoofdzakelijk in de onroerende sector opereert (vb. immobiliënkantoor) en 
  • er moet een geregistreerd huurcontract bestaan. 
     
     
B. Ontheffing van de verplichting tot uitreiken van een factuur 
 
De BTW-plichtige is ervan ontheven een factuur uit te reiken wanneer hij goederen levert of diensten verstrekt aan natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privé-gebruik. 
 
De ontheffing van facturering is echter niet van toepassing op volgende handelingen: 
 
1. de leveringen: 
 
- van voor personen- of goederenvervoer bestemde nieuwe of tweedehandse landvoertuigen, voorzien van een motor met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter of met een vermogen van meer dan 7,2 kilowatt, alsmede hun aanhangwagens, met inbegrip van de auto's voor dubbel gebruik en de kampeerwagens; 
- van jachten en plezierboten; 
- van vliegtuigen, luchtballons en andere luchtvaartuigen; 
 
2. de leveringen van gebouwen en de vestigingen, de overdrachten en de wederoverdrachten van zakelijke rechten die niet van de BTW zijn vrijgesteld; 
 
3. de werken in onroerende staat; 
 
4. de leveringen van goederen en diensten bestemd voor de oprichting van een nieuw gebouw; 
 
5. de verkopen op afbetaling en de huurkopen; 
 
6. de leveringen die betrekking hebben op goederen die, gelet op de aard ervan, de wijze waarop zij worden aangeboden, de verkochte hoeveelheden of de toegepaste prijzen, kennelijk bestemd zijn voor een economisch gebruik, alsook de leveringen van goederen van de soort waarin de verkrijgen handel drijft of die hij normaal bestemt voor de uitoefening van zijn economische activiteit; 
 
7. de leveringen verricht in inrichtingen of op plaatsen die normaal niet toegankelijk zijn voor particulieren; 
 
8. de leveringen verricht door voortbrengers- of grossiersbedrijven; 
 
9. de leveringen van onderdelen, toebehoren en uitrustingsstukken voor vervoermiddelen, alsook de werken, het wassen uitgezonderd, verricht aan deze goederen, met inbegrip van de levering van de goederen die worden verbruikt voor de uitvoering van deze werken, wanneer de prijs, met inbegrip van de btw, meer bedraagt dan 2.500 BEF; 
 
10. de verrichtingen van verhuizing of meubelbewaring en de bij die handelingen behorende prestaties; 
 
11. de verkopen op afstand; 
 
12. de leveringen van goederen en diensten aan internationale instellingen, diplomaten en ambassades.
  
 
C. Het tijdstip van het uitreiken van een factuur 
 
De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de btw opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs.  
 
D. De verplichte vermeldingen op de factuur 
 

  • datum en volgnummer 
  • naam, adres, (handelsregister) en BTW-identificatienummer 
  • naam, adres en BTW-identificatienummer van de klant 
  • datum en omschrijving handeling  
     
datum 
 
Het is hier belangrijk te wijzen op het feit dat op de factuur moet worden vermeld: 
 
de datum van de levering van het goed of van de voltooiing van de dienst, en wanneer, vóór de levering van een goed of vóór de voltooiing van een dienst, de btw opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling, de datum waarop de btw opeisbaar wordt of, wanneer de datum niet met zekerheid kan worden bepaald, het tijdvak waarin de handeling heeft plaatsgevonden. 
 
Wanneer er sprake is van doorlopende leveringen of diensten, dient de factuur melding te maken van de periode waarop ze betrekking heeft.  
 
Omschrijving handeling 
 
De handeling moet zodanig omschreven worden zodat het toepasselijk btw-tarief kan vastgesteld worden. 
 
- eventueel specifieke vermeldingen voor vervoermiddelen 
- maatstaf van heffing 
 
Per btw-tarief dient de vermelding van de maatstaf van heffing, uitgedrukt in Belgische frank of in Euro en de elementen waaruit hij is samengesteld, te worden opgenomen. 
 
- BTW-tarief en BTW-bedrag 
 
Een uitsplitsing dient te gebeuren per BTW-tarief. Het totaal BTW-bedrag dient vermeld te staan. 
 
In bepaalde gevallen aanvaardt de BTW-administratie dat er btw-inclusief gefactureerd wordt. Het gaat om facturen bestemd voor particulieren. We raden dit echter af. 
 
- eventueel verwijzingen naar de btw-wetgeving 
 
Indien de handeling die gefactureerd is vrijgesteld is van BTW, dient de wettelijke bepaling vermeld te worden. 
 
Voorbeelden: 
 
Levering van goederen aan een btw-plichtige klant in EG: 
" verkoop vrijgesteld van Belgische BTW op grond van artikel 39bis van het BTW-wetboek" 
 
Verstrekken van een dienst die vrijgesteld is van BTW. Hiervoor dient het BTW-artikel waardoor de dienst vrijgesteld is van btw vermeld te worden op de factuur. 
Vb: "vrijstelling van BTW ingevolge art. 44 §2 11°" 
 
- eventueel andere door de btw-administatie voorgeschreven vermeldingen 
 
Voorbeeld: toepassing van de vrijstellingsregeling (kleine ondernemingen waarvan omzet onder de 225.000 fr. per jaar ligt) 
 
"kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling op belastingen, btw niet toepasselijk"  
 
E. Bewaringstermijn van de facturen 
 
Er is een bewaringsverplichting van zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. 
 
Indien de vzw echter een nieuw gebouw heeft aangekocht of heeft laten oprichten, is het aan te raden deze facturen en stukken gedurende vijftien jaar te bewaren.  
 
F. Creditnota's 
 
Indien de oorspronkelijk uitgereikte factuur moet worden verbeterd, dient een creditnota opgemaakt te worden. 
 
Om echter het recht op teruggaaf te kunnen uitoefenen, moet op de creditnota de volgende vermelding voorkomen: 
 
"btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht"